💌 في سنتي الأولى كموظف خضعت للتقييم السنوي 👔 وكموظف جديد متحمس ما توقعت أن علي ملاحظات كثيرة لكن شدني ملاحظة مديري الي قدمها لي.. قال عبدالله اداءك كان مميز، لكن تحتاج تطور مهارات استخدامك للإيميل بشكل أفضل!! تفاجأت 📍 بدأت أطور مهاراتي وبشارككم مجموعة من الاخطاء الشائعة
📩 الأخطاء الإملائية من أكثر الامور شيوعاً للاسف وتحتاج تدرب وتطور ومع كثرة الكتابة بيتحسن مستوى الاملاء عندك.. 📍 راجع ايميلك اكثر من مرة الكلمات الي شاك فيها اكتبها في قوقل
📩 اخطاء في توجيه الايميل 📍 انتبه تتجاوز صلاحياتك في توجيه ايميل لشخص بدون يكون عندك صلاحية لهذا الشيء او لازم تأخذ الاذن من مديرك ومرجعك 📍 ومهم تفرق بين TO - CC - BCC شرحتها في الصورة
📩 توقيت ارسال الايميل 📍 اسأل نفسك قبل ما ترسل اي ايميل هل هذا وقت مناسب لارسال الايميل ؟ 📍 واذا كان الوقت غير مناسب انصحك تستخدم خاصية "الإرسال المُجَدول“ الي تقدر من خلالها تحدد وقت وتاريخ ارسال الايميل عشان تتأكد من ارسال الايميل في الوقت المناسب ولا تنساه بدون ارسال.
📩 عدم المراجعة 📍 من وجهة نظري انك تتأخر في الايميل اهون من انك ترسله بدون مراجعة .. - مراجعة وحدة كفيلة بتحسين ايميلك بشكل كبير ☝🏼 وإذا الايميل جداً مهم والمرسل له مهم مافي مشكلة لو ترسل ايميل لزميل تثق فيه للمراجعة..
📩 عنوان الايميل خانة الـ subject 📍 فعلاً هالنقطة اقدر اسميها هي اهم شيء في الايميل لانها تسهل عملية التواصل وكذلك تسهل عملية البحث والرجوع للايميل مرة اخرى ☝🏼 مصبية!! ترسل ايميل بدون عنوان او عنوان غامض 💌 افضل اكتب العنوان بالشكل التالي ( سبب الايميل - اختصاص الايميل )
📩 إرسال ايميل غير ضروريّ 📍 القاعدة تقول الشيء الي تقدر تحصل عليه بدون ايميل، لا تستخدم الايميل من اجله 📍 قد يظن الاخرين انك إذا أرسلت ايميل فهذا معناه انك تتصيد لهم او تثبت عليهم .. فلا ترسل إيميل إلا لغرض مهم ..
📩 طول الايميل.. 📍 الايميل المثالي المفروض يكون بين ٥٠ كلمة الى ١٢٥ كلمة كحد اقصى 📍 اذا الموضوع يحتاج شرح مفصّل اتصل بالشخص المعني قبل ارسال الايميل ووضح كل التفاصيل وبعدها ثبت الامور بارسال ايميل مباشر .. 😊☝🏼
📩 قالب الايميل 📍 القالب المثالي - تحية المقدمة المختصرة - المحتوى وغرض الإيميل + المطلوب - تحية الختام 📍 - انتبه تكون ايميلاتك معقدة حاول يكون الايميل لموضوع واحد فقط - لا تجمع اكثر من موضوع في نفس الايميل - كذلك حاول تسهل الرد على الي مرسل له
📩 المرفقات 📍 كثير منا يرفق مرفقات في ايميلاته لكن هل حنا نرفقها بشكل صحيح ؟! انتبه لهذه الملاحظات الموجودة في الصورة ..
📩 اخطاء في تنسيق الايميل اقدر حسك الابداعي 😅 لكن الايميل للمراسلات الرسمية 📍 لذلك لازم يكون تنسيقك رسمي وتتبنى هوية منظمتك او هويتك الشخصية ..
📩 🍃 ختاماً .. الايميل من أكثر الادوات المستخدمة للتواصل الرسمي .. رفع مهارتك في إستخدامه من أهم الامور الي لازم تركز عليها .. 💌 فالكم التوفيق
لا يوجد تعليقات
أض٠تعليق